Université Paris 8 : une véritable Direction FTLV

La Direction Formation de l’Université Paris 8 développe l’offre de l’établissement à destination des étudiants en formation initiale, des alternants et des adultes en reprise d’étude. Véritable guichet unique pour l’ensemble des acteurs internes à l’université, cela permet de conduire des projets transversaux FI-FC. Valérie Besnard en est la directrice et elle a accepté de nous décrire les avantages d’une telle organisation.

Bonjour Valérie et bienvenue sur le site « Objectif FTLV ». Quelle est votre formation initiale et quel a été votre parcours professionnel ? Qu’est-ce qui vous attire dans le secteur de la formation ?

J’ai une double formation, en psychologie clinique, avec un DESS obtenu à l’Université Paris Nanterre, et en sciences de l’éducation, avec un DESA en ingénierie de la formation, obtenu au CNAM suivi d’un DESS en conduite de projet en formation. J’ai également une formation en ingénierie e-learning car j’ai validé le parcours « produire et distribuer des modules de formation e-learning » du Master 2 MFEG de Rennes 1. Je suis donc un pur « produit » de la FTLV, cherchant par la formation à développer en permanence mes compétences pour évoluer professionnellement.

Depuis plus de 20 ans, mes choix d’orientation de carrière m’ont conduite à travailler dans le secteur de la formation professionnelle, que ce soit au sein de petites structures associatives, de plus grandes comme l’Agence nationale pour la Formation Professionnelle des Adultes (AFPA) ou de cabinet de consultants et, dans l’enseignement supérieur, au sein de l’université Paris 8. Le domaine de la formation professionnelle est un choix de carrière qui correspondait parfaitement à mes aspirations et à mes compétences que ce soit l’accompagnement de publics diversifiés, la transmission par la formation et le management, ou encore la gestion de projets et d’équipes.

Depuis 7 ans, au sein de l’Université Paris 8, mes missions ont évolué vers le pilotage de service puis de direction. Au sein du Service Formation Permanente, j’ai d’abord effectué de la conduite de projets de formation continue et accompagner la montée en compétences de collègues en ingénierie de formation. Suite à ma formation en ingénierie e-learning, j’ai évolué vers le poste de responsable du service Informatique Pour Tous. J’y ai élaboré la stratégie de développement afin d’améliorer la visibilité de ce service et le transformer en une structure d’appui à la pédagogie numérique. Le résultat a été son intégration au sein de la Direction Formation créée en 2015 par la Direction Générale, comprenant également le Service de la Formation Permanente et le Service de l’Offre de Formation, direction aujourd’hui composée de 39 personnes dont 7 cadres de direction.

Vous êtes arrivée à l’Université Paris 8 en 2010 et vous occupez depuis deux ans les fonctions de Directrice de la Formation. Quel est votre périmètre de responsabilité ? Comment cette direction est-elle organisée ? Quels sont les objectifs associés ?

En 2015, un projet de réorganisation des activités liées à la scolarité, à la formation et à la vie étudiante a été initié par la Direction Générale des Services de l’Université Paris 8 avec trois objectifs prioritaires :

  1. Répondre aux exigences du contrat d’établissement en matière d’accueil, d’accompagnement des étudiants et de pilotage de l’offre de formation
  2. Développer des outils, des méthodes et des modèles nécessaires à la mise en œuvre d’une démarche qualité continue
  3. Améliorer la réussite de tous les publics accueillis par une meilleure structuration des services et une meilleure cohérence de l’offre de formation.

La réorganisation proposée visait à faire évoluer progressivement la DEVU en 3 Directions métiers. La direction Scolarité, la Direction de la Vie Etudiante et enfin la Direction Formation dont je suis la directrice depuis 2017.

La Direction Formation a été mise en place en 2016 suite au regroupement de trois services présents au sein de l’Université Paris 8 : le service de la formation permanente, le service de l’offre de formation et le service informatique pour tous. C’est une véritable Direction FTLV dont le périmètre d’action rassemble formation continue et formation initiale. Elle a donc vocation à développer l’offre de formation de l’établissement pour l’ensemble des publics : étudiants en FI, adultes en reprise d’études, alternants.

L’objectif de la Direction Formation est double :

  1. Contribuer à la définition puis à la mise en œuvre de la stratégie de formation quel que soit le dispositif (FI, FC, alternance, VAE), le type de diplôme (DN, DU, certificats) ou les modalités pédagogiques (présentiel, hybride, à distance).
  2. Décloisonner Formation initiale/Formation continue dans une optique FTLV : infuser les pratiques de la FC dans l’offre de FI afin de l’enrichir et assurer une cohérence globale de l’offre de formation en créant des synergies entre l’ensemble des dispositifs

La Direction Formation est organisée en quatre grands pôles :

  • Un pôle pilotage et observatoire étudiant– 3 personnes
  • Un pôle administration et gestion financière des formations comprenant un bureau administration des formations et un bureau gestion financière des formations – 12 personnes
  • Un pôle appui à l’ingénierie des formations comprenant le bureau ingénierie des formations et le bureau d’appui à la pédagogie numérique – 15 personnes
  • Un pôle communication et valorisation des formations comprenant le bureau communication et le bureau valorisation et partenariats des formations – 6 personnes

Pouvez-vous illustrer comment vous parvenez à décloisonner formation initiale et formation continue dans votre université ?

La Direction Formation est sollicitée par l’ensemble de la communauté universitaire pour toute question relative à la formation. Elle constitue ainsi un guichet unique pour les différents acteurs de l’établissement (équipe présidentielle, Direction Générale, composantes, services centraux) en vue d’améliorer le pilotage de l’offre de formation et dans l’élaboration et la mise en œuvre de la politique formation de l’établissement.

Ce positionnement stratégique, innovant dans le monde universitaire, a nécessité de faire face à un certain nombre de résistances et de proposer un nouveau mode de fonctionnement :

  • Rapprochement de services qui ne travaillaient pas ensemble en créant des groupes de travail interservices
  • Conduite du changement pour faire évoluer les ingénieurs en FC vers la FI via des formations métiers
  • Positionnement auprès des composantes comme expert en ingénierie de formation en participant, entre autres, aux conseils de perfectionnement
  • Travail sur les procédures financières et administratives avec l’aide du contrôleur de gestion
  • Étroite collaboration avec le vice-président de la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU) pour la préparation des conseils et la réponse aux appels à projets.

L’organisation mise en place nous permet aujourd’hui de conduire des projets transversaux FC – FI, comme par exemple la production de modules e-learning dans le cadre d’un partenariat Ministère de la Culture / Archives Nationales, modules qui sont également utilisés par les enseignants dans le cadre du Master Archives de l’université.

L’Université Paris 8 et l’Université Paris Nanterre ont été lauréat de l’AMI Pilotes FTLV 2017. Quels bénéfices en retirez- vous aujourd’hui ?

Avec nos partenaires de la Comue Universités Paris Lumière et nos homologues de la formation continue de l’université Paris Nanterre, nous avons répondu à l’AMI Pilotes FTLV avec un projet qui consiste à transformer en blocs de compétences l’offre de formation initiale pouvant intéresser les entreprises du territoire. Nous avons donc investigué nos bassins d’emploi et proposer une offre commune. L’offre de Paris 8 correspond à des choix d’activités centrés sur le numérique et les fonctions supports dans les entreprises alors que celle de Paris Nanterre est plus orientée sur la gestion financière et commerciale en lien avec les entreprises du bassin de la Défense.
Nous nous sommes également appuyés sur l’expertise du CESI pour la construction des blocs et celle du CNAM Île-de-France qui a l’habitude d’approcher les entreprises sur de la formation courte. Paris 8 et Paris Nanterre apportent le côté diplômant de l’université. Dans le cadre de l’AMI, nous souhaiterions développer un outil internet pour capitaliser ces blocs de compétences certifiants et fidéliser nos stagiaires sur ces formations courtes en leur permettant d’obtenir un diplôme par des formations complémentaires ou/et la reconnaissance des acquis et de la validation des acquis de l’expérience.

  • Après deux années de mise en œuvre de cet AMI, nous observons des évolutions dans notre fonctionnement :
  • Mise en synergie des services à l’intérieur de la Direction Formation et réflexion sur l’organisation et la création de synergies avec les autres services (RH, Scolarité, SCUIO, Direction financière)
  • Développement de liens socio-économiques et ancrage territorial renforcé
  • Ouverture globale inter-universités avec nos partenaires de Paris Nanterre
  • Transformation de l’offre FC en cours : audit des formations existantes ayant à termes pour effet de transformer certains de nos DU en modules courts mais aussi la disparition de formations vieillissantes
  • L’importance accordée aux compétence a dès à présent pu amener un certain de nombre de modifications de maquettes de diplômes nationaux
  • Changement de pratiques en matière de politique partenariale : passage d’une posture assez attentiste à une plus grande proactivité (études sur les besoins du bassin d’emploi, prise de contact directe et rapide avec des partenaires potentiels, offre de services directe aux entreprises).